Ogni giorno lasciato scoperto è un’opportunità persa.
Ogni camera vuota, ogni buco nel planning, ogni arrivo mal incastrato con una partenza… sono piccoli dettagli che, sommati a fine stagione, fanno una grande differenza.
Ma cosa succederebbe se potessimo anticipare il comportamento dei nostri ospiti, capendo non solo quando vogliono prenotare, ma anche come tendono a strutturare il loro soggiorno?
E se potessimo addirittura guidare queste scelte per massimizzare l’occupazione e il ricavo?
Oggi parliamo proprio di questo: di uno strumento spesso sottovalutato, ma dal potenziale enorme per chi gestisce una struttura ricettiva.
Un concetto che può sembrare tecnico a prima vista, ma che nella pratica quotidiana può trasformare una stagione “così così” in una stagione da ricordare.
Parliamo di stay pattern: il modo in cui gli ospiti organizzano i propri soggiorni… e il modo in cui noi possiamo ottimizzarli.
Uno degli elementi chiave che rientra a pieno titolo in una strategia di revenue management efficace e consapevole.
Cos’è lo stay pattern in hotel e strutture ricettive?
In parole semplici, è il modo in cui gli ospiti strutturano il loro soggiorno all’interno della tua struttura: quando arrivano, quanto si fermano e quando ripartono.
Si tratta di un vero e proprio schema di permanenza, una sorta di “orologio” invisibile che scandisce il ritmo delle tue prenotazioni.
Ogni soggiorno ha una sua configurazione – due notti nel weekend, cinque notti infrasettimanali, una sola notte mordi e fuggi – e l’insieme di queste configurazioni crea un disegno che può essere casuale… oppure strategico.
Perché lo stay pattern è importante?
Perché determina come si riempie (o si svuota) il tuo calendario.
Se riesci a identificare i pattern più richiesti o più redditizi, puoi:
- Evitare sprechi di notti libere sparse;
- Impostare restrizioni mirate (minimum stay, closed to arrival, etc.) e migliorare la continuità delle prenotazioni.
Pensiamo, ad esempio, a quando nella tua zona c’è un matrimonio, un concerto o un evento sportivo. Spesso vedi un picco di richieste per una sola notte – magari il sabato – e ti viene naturale accettarle per riempire subito. Ma, il giorno dopo, ti ritrovi con camere libere sia prima che dopo, e magari perdi l’occasione di vendere soggiorni più lunghi e più redditizi.
Ecco dove lo stay pattern fa la differenza: ti permette di analizzare e prevedere questi comportamenti, e scegliere se accettarli oppure spingere su combinazioni di date più vantaggiose per te.
In pratica, lo stay pattern ti aiuta a passare da una gestione “passiva” delle date a una pianificazione attiva e intelligente.
E più lo controlli tu, meno ti fai condizionare dal caso (o peggio, da OTA e last minute).
Come ottimizzare lo stay pattern nel planning
Per gestire in modo efficace lo stay pattern – e quindi ottimizzare il tuo planning o tableau – è fondamentale sfruttare al massimo le funzionalità del tuo channel manager oppure, se necessario, intervenire direttamente nelle extranet dei singoli canali di vendita.
Gli strumenti a tua disposizione sono più potenti di quanto pensi. Puoi, ad esempio:
- Impostare soggiorni minimi o massimi in base al periodo o alla tipologia di camera;
- Applicare chiusure all’arrivo o alla partenza per evitare buchi tra una prenotazione e l’altra;
- Lavorare con regole di minimum stay per incentivare soggiorni più lunghi e profittevoli.
Un aspetto spesso sottovalutato è l’utilizzo di piani tariffari differenziati, che può rivelarsi estremamente utile in fase di ottimizzazione dello stay pattern. In certi periodi, infatti, potresti trovarti nella situazione in cui hai bisogno di spingere sui soggiorni lunghi, ma allo stesso tempo non vuoi rinunciare a vendere anche le notti secche che si incastrano bene nel planning.
Insomma, ottimizzare lo stay pattern significa usare in modo intelligente le regole e le leve che hai a disposizione per modellare la domanda in base alla tua disponibilità reale, senza subirla.
Quando la tecnologia non basta: il ruolo chiave della reception nell’ottimizzazione reale della disponibilità
Un altro aspetto cruciale – spesso trascurato, ma determinante – è il lavoro quotidiano della reception o dell’ufficio booking. Anche con il miglior channel manager del mondo, ci sono situazioni in cui serve l’intervento umano per ottimizzare davvero la disponibilità.
Uno dei limiti attuali dei sistemi online è che la disponibilità viene mostrata per tipologia di camera o alloggio, e non per singola unità. Questo può generare ambiguità: ad esempio, potresti vedere una disponibilità continua per tre notti nella “Tipologia B”, quando in realtà quella disponibilità è composta da tre camere o bungalow diversi, disponibili uno dopo l’altro.
Il sistema ti mostra una continuità che non corrisponde alla realtà operativa.
Ed è qui che entra in gioco l’attenzione della reception: per evitare di creare cambi alloggio non previsti (e non comunicati), è importante che – una volta ottimizzata la disponibilità – si vada a bloccare manualmente certe unità. Questo consente di garantire un soggiorno senza interruzioni al cliente, evitando spiacevoli sorprese all’arrivo.
Naturalmente, se si gestisce la prenotazione via telefono o email, e il cambio alloggio viene comunicato e accettato dal cliente in anticipo, nessun problema. Ma online, dove il cliente si aspetta un alloggio unico per tutto il soggiorno, è fondamentale che il team interno verifichi e armonizzi la disponibilità reale con quella pubblicata.
Insomma, la tecnologia aiuta, ma il tocco umano resta fondamentale per offrire un’esperienza coerente e senza intoppi.
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