Da tempo volevo pubblicare un articolo che parlasse del PMS (Acronimo di “Property Management System” ovvero il software gestionale delle strutture ricettive alberghiere ed extra alberghiere) analizzando l’importanza che ha questo software.
A seguire troverete un’intervista che ho fatto a Fabio Di Prima Product & IT Manager della Proxima Service srl. Ho pensato che sarebbe stato utile analizzare alcuni aspetti direttamente con chi, come Fabio, opera nel settore.
Ringrazio Fabio, che reputo essere un grande professionista e un ragazzo brillante, per il tempo che mi ha dedicato e per gli interessanti spunti che troverete nell’intervista.
Buona lettura!
Qual è secondo te la definizione corretta di PMS oggi?
Una soluzione per la gestione integrata delle informazioni (leggasi conoscenza) di tutti i Reparti.
Quali sono secondo te gli aspetti più importanti che dovrebbero essere analizzati quando si valuta l’acquisto o la sostituzione di un PMS?
Credo che bisognerebbe sempre dare attenzione a due aspetti quando si deve scegliere una soluzione informatica, ponendosi alcune domande.
Il Software:
- Fa tutto quello di cui ho bisogno in questo momento o è già al “limite”? Ci sono margini di implementazione (già disponibili) per quando ne avrò bisogno, tra un mese o tra un anno?
- Mi agevola negli adempimenti di legge? In passato sono stati resi disponibili in tempo rispetto all’obbligatorietà?
- E’ integrato con tutti i software/hardware che utilizzo? Sennò sono disposto a cambiarli? L’integrazione non dev’essere un’opzione, ma un must.
- Riesco a importare le anagrafiche (e, meglio, i sospesi, la produzione, l’occupazione)?
- E’ in cloud o in locale?
La Società:
- Che assistenza mi garantisce? Telefonica o per e-mail o ticket? 365 giorni l’anno? H24?
- Sono rivenditori o produttori? Hanno la possibilità (e la volontà) di sviluppare personalizzazioni? Con che tempi e costi?
Sappiamo quanto la tecnologia faccia velocemente passi avanti. Secondo te la stessa crescita sta avvenendo per le strutture ricettive? In questa evoluzione si sta andando a pari passo oppure no? Se No perché secondo te?
Mediamente no, con alcune importanti eccezioni. Il covid ha dato un’accelerata a servizi come il “web checkin”, ma ci sono ancora strutture medio-grandi senza l’integrazione con il Booking Engine.
Il motivo credo sia l’idea di fare investimenti meno utili (o per niente utili) in tecnologia, rispetto ad altre aree di investimento.
Preciso che il software non andrebbe visto come un “risparmio economico” perché, ad eccezione di licenziare alcune persone a seguito dell’automazione di alcuni processi, il personale sarà lo stesso.
La domanda corretta da porsi è: come può essere impiegato il tempo risparmiato? Un corso di lingue o di Marketing per i collaboratori, così da migliorare la propria gestione? Offrire un servizio in più all’Ospite?
Da quando sei entrato in questo mondo, secondo te come sono cambiate le necessità per le quali viene scelto un PMS. Mi correggo, per le quali dovrebbe essere scelto?
Il motivo per cui viene scelto un PMS rispetto ad un altro dipende, secondo me, dall’imprenditore:
- C’è chi lo vede come un costo, e punta quindi a spendere il meno possibile.
- C’è chi lo vede come un investimento, guardando quindi a quali risultati potrà raggiungere
La soluzione deve essere scelta secondo le esigenze e le aspettative del singolo Imprenditore/Albergatore.
È inutile prendere un software di un certo tipo se non lo userò, è inutile risparmiare se poi sarò sempre limitato e, verosimilmente, dovrà presto cambiarlo o rimanere nell’insoddisfazione.
I criteri con cui dovrebbe essere scelto sono invece quelli che ho indicato prima.
Periodo lockdown, ha portato delle riflessioni in chiave novità o meglio ha cambiato la vostra strategia di sviluppo nel medio lungo termine?
Devo essere sincero, no. Proxima investe sempre e da sempre in tecnologia e in innovazione; abbiamo un piano di sviluppo a medio e lungo termine. Durante il lock down abbiamo deciso di non chiudere mai e lavorare a pieno regime.
Il mercato ha rincorso l’occasione di sviluppare servizi come il web checkin, il web checkout, … servizi che HOTELCUBE ha attivi da anni sui Clienti.
Questo non vuol dire essere rigidi, bisogna essere sempre attenti a “raddrizzare il tiro” se necessario.
Parliamo un attimo di statistiche ovvero di un mondo. Secondo te quale dovrebbe essere il corretto approccio a questo argomento per far sì che il PMS possa restituire tutte le info necessarie.
In primis un’ottima fase di analisi durante la “tabellazione”, ovvero la creazione dell’hotel sul PMS (centri di ricavo, centri di costo, etc). Vale sempre la regola “garbage in, garbage out”.
E poi la formazione: devo aver ben chiaro cosa voglio leggere/ottenere (e se non lo so mi serve un consulente) e devo sapere come e dove ottenere questi dati dal PMS. Ad esempio molte volte viene fatto un confronto tra mele (produzione) e pere (fatturato) .. le statistiche vanno approcciate seriamente.
Do per scontato che il PMS debba offrire tutti i dati di cui ho bisogno, per qualsiasi dimensione di analisi, come ad esempio l’OnTheBook ovvero la possibilità di analizzare un certo periodo, osservandolo da un qualsiasi altro periodo (per capirci: “com’ero messo al giorno x?”).
Secondo te oggi quanto viene utilizzato il PMS nelle varie fasi operative di una struttura e quali sono le aree che non sono ancora pienamente sfruttate. Ci sono aree in cui ti domandi “abbiamo fatto questa implementazione ma nessuno la utilizza”?
Il pieno utilizzo del software non dipende tanto dalle singole aree, quanto dalla predisposizione, capacità e formazione della persona che supervisiona quell’area.
Sicuramente ci sono ambiti meno esplorati, come il controllo di gestione: l’analisi dei costi e dei ricavi non dovrebbe essere possibile solo per le grandi catene, anche in realtà più piccole si dovrebbe poter fare. Lo strumento deve aiutare in questo.
Comunicare le novità e le implementazioni è da sempre tema di confronto in Proxima. Teniamo webinar e ogni release viene accompagnata da note di rilascio molto dettagliate, ma ancora oggi alcuni clienti mi dicono “questo non lo sapevo”. Abbiamo ancora tanto da migliorare.
Il consiglio che posso dare è: se puntate al risultato della soluzione fate una o due giornate di formazione, ogni 12/18 mesi, di consolidamento e per conoscere e implementare le novità, vi renderete conto del salto.
Cosa dovrà fare domani un PMS e quanto manca a quel domani?
Lavoro in questo settore da oltre 10 anni e non ci siamo mai fermati un minuto; mio padre ha progettato il primo software per alberghi nel 1984 e ancora oggi continuiamo a innovare.
Domani il gestionale dovrà sempre di più automatizzare e integrare processi per far risparmiare tempo e per fornire dati più corretti, e dovrà sempre più permettere di ottenere questi dati con semplicità.
Applicare l’intelligenza artificiale alla Business Intelligence è un tema interessante su cui stiamo investendo molto.
Domani è già qui, domani è ogni nuovo giorno.
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