Strategie di Acquisto per il Settore Alberghiero

Gestione Fornitori e Controllo dei Costi

Nell’industria alberghiera, la gestione strategica degli acquisti è un pilastro fondamentale per garantire la sostenibilità economica e la qualità del servizio offerto. Questa guida fornisce insight preziosi sull’analisi dello storico aziendale e la direzione della struttura, offrendo consigli su come ottimizzare il processo di programmazione annuale, richiedere e negoziare listini prezzi con i fornitori, e monitorare il food cost. Dai consigli sull’importanza del controllo della merce in entrata alla valutazione delle offerte, fino alla cruciale analisi del food cost, ogni aspetto viene esaminato per assicurare che la vostra struttura alberghiera operi con la massima efficienza, mantenendo sempre un occhio attento al bilancio e alla qualità delle forniture.

Analisi dello Storico

L’analisi dello storico aziendale è un processo critico che fornisce una base solida per strategie di acquisto mirate. Sapere chi sono i fornitori utilizzati fino ad oggi, i prezzi applicati e i termini di pagamento sono informazioni fondamentali da conoscer per andare a fare una pianificazione futura con l’obiettivo di migliorare la redditività. Immaginiamo che un hotel abbia precedentemente acquistato caffè di marca per la colazione, pagando €20 per chilogrammo con termini di pagamento a 30 giorni. Questa informazione è vitale perché può influenzare decisioni future riguardo gli acquisti. Se l’hotel decide di offrire un’opzione di caffè gourmet per migliorare l’esperienza dei clienti, potrebbe usare lo storico degli acquisti per trattare con i fornitori. Potrebbe, per esempio, negoziare un prezzo di €25 per chilogrammo per un caffè di specialità con termini di pagamento a 45 giorni, considerando il valore aggiunto del prodotto e la potenziale attrattiva per una clientela che ricerca un’esperienza di colazione premium.

Definire la direzione della struttura

La selezione dei fornitori in funzione della categoria e della tipologia di struttura alberghiera o extralberghiera è una pratica di gestione che riflette l’importanza di allineare la qualità delle forniture con le aspettative dei clienti. Ad esempio, un hotel a tre stelle potrebbe scegliere fornitori che offrono un ottimo rapporto qualità-prezzo su prodotti come biancheria da letto e articoli da toeletta, garantendo comfort senza eccessivi oneri finanziari. D’altro canto, una struttura ricettiva di categoria superiore necessita di fornitori in grado di procurare prodotti di qualità più elevata che possano garantire agli ospiti un’esperienza di alto livello. Questa scelta strategica non solo influisce sulla percezione del marchio ma può anche essere determinante nel definire l’esperienza complessiva del cliente, rafforzando la reputazione dell’hotel o della struttura ricettiva extralberghiera nel segmento di mercato di alta gamma.

Programmazione

La programmazione degli acquisti in ambito alberghiero è un processo che richiede attenzione e precisione, in quanto coinvolge la pianificazione finanziaria e la qualità del servizio offerto. All’inizio dell’anno è fondamentale stabilire i listini con i fornitori, negoziando non solo i prezzi ma anche i termini di pagamento e le modalità di consegna. Ad esempio, potrebbe essere più vantaggioso per un albergo concordare uno sconto immediato sui prezzi listino o optare per una nota di credito a fine anno, in base al volume degli ordini effettuati. Questo tipo di accordo può essere particolarmente utile in periodi di chiusura stagionale; se la struttura chiude a dicembre e si trova a dover pagare fatture emesse in ottobre, la nota di credito potrebbe coprire in tutto o in parte tale debito, alleviando così il flusso di cassa in un momento in cui l’hotel non genera entrate. La scelta tra sconto immediato o nota di credito sarà influenzata da vari fattori, inclusa la capacità di negoziazione con il fornitore, le previsioni di spesa e le esigenze specifiche dell’hotel.

Fissare il prezzo di un prodotto

Prendiamo come  esempio il polpo in ambito ristorativo.
Significa stabilire un costo anticipato per un determinato volume di acquisto nell’arco di un periodo definito. Analizzando i consumi passati, se un ristorante ha utilizzato 300 kg di polpo nell’ultimo anno, può prevedere un consumo simile per l’anno corrente. Il ristorante può quindi proporre ai fornitori di fissare il prezzo di 300 kg di polpo, sulla base di questa stima di consumo, garantendosi così contro eventuali fluttuazioni del mercato. Questo accordo si realizza senza un impegno vincolante di acquisto, lasciando spazio a negoziazioni future. È consigliato evidenziare questi prodotti chiave in un file di analisi merceologica, per focalizzare gli sforzi di negoziazione e assicurare i migliori prezzi possibili.

Creare un foglio Excel per il controllo degli acquisti

Per ottimizzare il controllo di gestione del ristorante con un file Excel, è utile strutturare il foglio di lavoro con una colonna per ogni articolo specifico, seguito da colonne separate per ogni fornitore potenziale. Per ciascun prodotto, si inseriranno i prezzi richiesti da diversi fornitori, che possono essere sollecitati via e-mail. Questa comunicazione trasmette ai fornitori la tua intenzione di confrontare le offerte, stimolandoli a presentare i loro migliori prezzi.

Ad esempio, per un articolo come il polpo, la prima colonna potrebbe essere dedicata al nome del prodotto, seguita da colonne per ‘Fornitore A’, ‘Fornitore B’, fino a ‘Fornitore E’. Ogni cella sotto il nome del fornitore corrisponderà al prezzo offerto per il polpo. Questo metodo non solo facilita un rapido confronto dei prezzi, ma aiuta anche a tenere traccia delle negoziazioni e degli accordi finalizzati.

Valutare le offerte da parte dei fornitori

Il monitoraggio delle offerte è un elemento chiave per la riduzione dei costi e l’ottimizzazione degli acquisti. Specialmente per prodotti deperibili come alimenti freschi o surgelati, cogliere le opportunità offerte da promozioni e sconti può significare un notevole risparmio. Ad esempio, se un fornitore propone un’offerta vantaggiosa sull’olio di semi di arachide, sulla pasta o su prodotti gelo, l’hotel o la struttura ricettiva extralberghiera con sufficiente capacità di stoccaggio dovrebbe considerare l’acquisto in volume per approfittare del prezzo ridotto, sempre valutando la rotazione di stock e la domanda prevista. Mantenere contatti regolari con i fornitori e iscriversi a newsletter specifiche del settore può far si che l’hotel sia tempestivamente informato su offerte e promozioni, permettendo di agire rapidamente per massimizzare i benefici economici.

Controllo della merce in entrata

Il controllo accurato della merce in entrata è un aspetto critico per la gestione dell’inventario e la riduzione degli sprechi in un’attività alberghiera. È vitale assicurarsi che la quantità e la qualità dei prodotti consegnati corrispondano esattamente all’ordine effettuato. Definire chiaramente con i fornitori i giorni e gli orari di consegna, come precedentemente discusso, è essenziale per garantire che le operazioni si svolgano senza interruzioni e che il personale addetto possa essere preparato per un’ispezione accurata al momento dell’arrivo delle merci. A fine mese, o in momenti prestabiliti, è importante verificare che i prezzi fatturati corrispondano a quelli negoziati, per assicurare la congruenza con il budget stabilito e prevenire discrepanze contabili.

Controllo del Food Cost

Il controllo del food cost è essenziale per mantenere la redditività nel settore alberghiero. Stabilire un obiettivo di food cost, ad esempio tra il 18% e il 22%, permette di bilanciare i costi delle materie prime con i ricavi. Un file Excel ben organizzato, dove si registrano quotidianamente gli acquisti di cibo e bevande con dettagli quali data, numero di fattura, e importo IVA inclusa, è fondamentale per un monitoraggio efficace. Questo registro diventa cruciale quando si tratta di assicurarsi che i documenti ricevuti dai fornitori riflettano accuratamente le spese sostenute. Il file agisce come uno storico e un indicatore di performance, permettendo analisi periodiche, come tre volte al mese, per confrontare gli acquisti con i ricavi e calcolare il food cost attuale. Questo aiuta a identificare rapidamente qualsiasi variazione che necessita di correzioni, assicurando che la gestione degli acquisti rimanga entro i limiti stabiliti.

Incorporare pratiche di monitoraggio costante del food cost, anche senza l’uso di software specializzati (indubbiante utili), è di vitale importanza per la gestione economica di un’attività ristorativa. Questo esercizio, che consiste nel confrontare periodicamente i costi del food con i ricavi del ristorante, funge da termometro efficace per l’andamento dell’attività. Aggiornando regolarmente un semplice file Excel con le informazioni relative agli acquisti e ai ricavi, si ottiene una visione chiara e tempestiva della situazione economica, permettendo di prendere decisioni informate per mantenere o migliorare la salute del ristorante. Questo metodo garantisce una gestione proattiva e consapevole dei margini di profitto.

Conclusione

La gestione oculata del food cost e l’attenta selezione dei fornitori sono cardini essenziali per il successo di un’attività alberghiera. Le strategie delineate, dalla negoziazione dei prezzi all’approvvigionamento mirato, dalla valutazione delle offerte al controllo dell’inventario, sono tutte finalizzate a mantenere la qualità del servizio elevata e il bilancio sotto controllo. Implementando questi metodi sistematici e periodici di revisione dei costi e dei ricavi, si può garantire un’operatività sostenibile che favorisce la crescita e la stabilità economica a lungo termine dell’impresa. Questo approccio proattivo alla gestione dei costi, al netto dell’utilizzo di software avanzati, permette ai gestori di rimanere sempre informati e pronti ad adattarsi dinamicamente alle sfide del mercato.