I Gruppi sono un segmento importantissimo per il fabbisogno di una struttura ricettiva.

Solitamente nelle strutture ricettive più strutturate c’e’ la figura del Commerciale che si occupa di questo segmento.
Questa figura è molto importante per un Hotel o una struttura ricettiva che vuole lavorare con Gruppi, da lui o da lei dipendono i risultati delle vendite.

Non è facile diventare un buon commerciale, ma ci sono dei piccoli “accorgimenti” (in base alla mia esperienza) che se seguiti renderanno il lavoro molto più semplice e potranno aumentare le vostre percentuali di conversione.

Ecco 10 semplici accorgimenti, che possono aumentare la % di chiudere positivamente la vendita di un Gruppo o di un Evento:

1) La velocità di risposta

Le aziende e ancor di più le agenzie, inviano i loro preventivi a liste di strutture più o meno fidelizzate. Quindi il fattore tempo è importantissimo perché spesso arrivare dopo vuol dire perdere l’evento o il gruppo. Per questo motivo è importante rispondere in tempi brevi, ottimo sarebbe rispondere subito o, se non ci riesci, inviare comunque una mail dicendo che avete ricevuto la richiesta ringraziando e scrivendo che provvederai a contattarlo in tempi brevi.

2) Visita il Sito Web

Quando ti arriva una richiesta di evento o gruppo da un account di posta elettronica visita il sito web. Se il sito web non è presente in calce alla mail potrai sempre provare utilizzando il dominio della email se non si tratta di un account Google, Yahoo, Libero, Alice, ecc. Visitando il sito potrai avere maggiori informazioni su chi si trova dall’altra parte del telefono.

3) Parlare prima di scrivere

Quando arriva una richiesta per un evento o gruppo chiama il mittente della richiesta. Presentati, ringrazialo e condividi tutti gli aspetti che non ti sono chiari. Se hai seguito il consiglio numero 2 visitando il sito potrai essere venuto a conoscenza di lavori fatti, obiettivi conseguiti o altro che potrai usare a tuo favore durante la conversazione.

4) Chiedere un Budget e non mandare prezzi alla ‘ceca’

Questo è forse il punto più importante in grado di migliorare veramente le conversioni dei vostri gruppi ed eventi. E’ errato mandare un prezzo alla ‘ceca’ sopratutto perche chi richiede un preventivo per un evento o un gruppo lo chiede a più strutture e il fattore prezzo è quasi sempre la variabile più valutata. E’ un peccato rischiare di perdere un evento per pochi euro. Anche se non è facile riuscire a capire il budget del prospect o ricevere una idea di prezzo. Venire in possesso di queste informazioni aiuta a calibrare meglio la proposta. Ovviamente se la struttura ha la possibilita di avere una flessibilità nel prezzo di vendita. Questo perche spesso un evento puo essere preso anche per il solo affitto della sala ma potrebbe generare vendite di altri servizi come coffee break, pranzi, aperitivi ecc. per non parlare delle camere.

5) Il Tu, il Lei o il Voi?

Quando telefoni capisci subito se l’interlocutore è un tuo coetaneo, se potrebbe essere tuo padre o tua madre o addirittura tuo nonno. Inoltre percepirai se dall’altra parte ti verrà dato del tu o del lei.
Riuscire a portare con educazione la chiacchierata su un tono amichevole permetterà di avere un rapporto di pari livello.

6) Utilizza Linkedin e gli altri Social

Linkedin è il social network per il business dove all’interno sono presenti esperti del tuo settore magari troverai anche la persona che ti ha inviato la richiesta. Cercalo e chiedi il collegamento è un modo per rimanere in contatto anche in futuro e quando pubblicherai dei post sarà un Free remind che farà ricordare di te e del tuo Hotel. Se il segmento che tratta il cliente non è business ma ad esempio sportivo puoi andarlo a cercare su altri Social come Instagram e Twitter oggi molto utilizzati da gli atleti o da professionisti del settore sportivo.

7) Salva il numero Telefonico in rubrica (se avete un cellulare aziendale)

Questo è importantissimo, salva sempre i numeri di telefono di chi ti contatta sia esso un numero fisso di ufficio o di cellulare. Quando ti richiamerà e tu risponderai chamadolo o chiamandola per nome sarà un valore aggiunto e ti farà ricordare. Mi sbottono ?dico una cosa forse antipatica ?ma utile per la sopravvivenza a lavoro: salvare tutti i numeri in rubrica vi aiuta a vedere subito se chi chiama è come dire benvenuto oppure se chi chiama non è il benvenuto (in quel momento) e questo aiuta a evitare perdite di tempo ?

8) L’invito è sempre gradito

Soprattutto quando la richiesta ti arriva da un’agenzia, anche se pur gli invierai tutto il materiale che hai disponibile, difficilmente avrà una percezione reale del tuo Hotel. Invitare l’agenzia o il cliente a visitare la struttura non è mai una cosa sbagliata. In primis perché potrà conoscere l’Hotel e venderlo meglio per future richieste e poi perché si sentirà in debito (almeno un pochino) e cercherà di sdebitarsi inviandoti almeno un preventivo ?

9) Archiviare i contatti

Ricordati sempre di ricontattare chi ti ha scritto sia per avere la certezza che abbia ricevuto tutto, sia per avere l’occasione per farti risentire e magari se ti dicesse che non ha buone notizie potrai sempre chiedere se ha nuove richieste per altre date?

10) L’importanza del followup

Il follow up è importante per molte cose: ricontattare chi ti ha scritto per avere la certezza che abbia ricevuto tutto. Ricontattare a distanza di tempo qualora non avesse dato un riscontro. Ricontattare proponendo la tua struttura per il loro stesso evento ma per l’anno successivo. Quest’ultimo punto io lo facevo sempre a Novembre e Dicembre con gli auguri delle feste 🙂

La strada per diventare un buon commerciale è lunga e faticosa ma…Roma non è stata costruita in un giorno no?