Fin dall’epoca dei nostri nonni, gli alberghi, gli hotel, i campeggi e le altre strutture ricettive erano solite dotarsi dei cosiddetti “libri mastri“, in cui il proprietario segnava entrate ed uscite di denaro, merci, spese, prenotazioni e consumi.
Superata l’epoca dei “diari di bordo” cartacei, la moderna tecnologia permette oggi di continuare a monitorare i numeri delle attività al fine di operare scelte di management e marketing produttivamente orientate, massimizzando i guadagni e riducendo al minimo gli sprechi.
Il controllo di gestione è un asset fondamentale per i proprietari e i gestori di strutture ricettive alberghiere ed extralberghiere che vogliano ritagliarsi una fetta di mercato profilando le proprie strategie in base a molteplici fattori.
Costi e ricavi: la base della gestione finanziaria
Il moltiplicarsi delle offerte e delle tipologie di strutture permette di venire incontro alle più disparate esigenze dei clienti con un ventaglio di opzioni estremamente ampio. Inoltre, l’accesso alle informazioni su queste soluzioni di viaggio è disponibile ogni giorno, aggiornato in tempo reale, da qualsiasi parte del mondo, grazie all’informatizzazione delle prenotazioni. Questo fattore ha notevolmente aumentato la competitività fra gli albergatori.
Per restare a galla e ampliare la propria clientela è necessario trovare il giusto equilibrio fra le spese sostenute per mantenere funzionante la struttura (costi fissi e costi variabili) e le entrate da essa derivanti: si tratta ad esempio del paramentro RevPar (Revenue Per Available Room), il ricavo per camera disponibile. Per calcolarlo è necessario individuare il rapporto fra il ricavo dell’affitto delle camere e il loro ammontare totale.
Facciamo un esempio: Tizio possiede un hotel con 50 camere e ne occupa 2 a 50 euro a notte l’una. 50×2 dà 100, e 100/50 dà un RevPar di 2 euro. Tizio non sta dunque guadagnando molto, e un controllo di gestione efficace indirizzerà le sue strategie aziendali al fine di ampliare il numero di clienti, o suggerirà di alzare i prezzi delle stanze.
Come funzionale il Controllo di Gestione
Il corretto funzionamento di una struttura alberghiera è un po’ come il corpo umano: dipende dal funzionamento di tutti i segmenti e le unità che lo compongono. Ogni centro nevralgico funzionale all’operatività del tutto deve essere analizzato e valutato separatamente e regolarmente nell’ambito di un efficace controllo di gestione. Il monitoraggio deve infatti essere suddiviso settorialmente per reparti: le stanze, il bar, il ristorante, la SPA e tutti gli altri generano tutti ricavi e rappresentano al contempo costi.
Per operare un buon controllo non è necessario ricorrere a strumenti sofisticati: conoscendo la tecnica, è sufficiente anche un normale foglio Excel (soprattutto per le realtà di dimensioni contenute).
Tuttavia, esistono programmi ad hoc studiati per semplificare le operazioni, come il PMS o altri software indipendenti, che avrete di sicuro visto utilizzare dal vostro commercialista. Il conto economico è infatti uno dei documenti che egli redige, con lo stato patrimoniale, la nota integrativa e il rendiconto finanziario, per comporre il bilancio della vostra attività. Occuparsene personalmente ogni mese significa avere sotto controllo sempre, e non solo alla fine dell’anno, il MOL, cioè il Margine Operativo Lordo, una vera e propria bussola per le scelte dell’albergatore accorto.
Il Conto Economico a Scalare
Suddividere il conto economico di una attività in base a costi fissi, costi variabili, ricavi e marginalità dei singoli reparti che la compongono permette di ottenere il cosiddetto Conto Economico a Scalare.
In questo tipo di prospetto, le diverse voci che comprendono il bilancio permettono di evidenziare le aree più remunerative e quelle che necessitano invece di un intervento in termini di policy aziendale.
Nel redigerlo, è utile inserire una colonna che calcoli in percentuale quanto le varie voci incidono sul bilancio generale, nonché un reminder del budget dedicato ad ogni settore e una previsione dello stesso per l’anno (o il semestre, o il trimestre) venturo.
Bisogna, inoltre, ricordare di aggiornarlo con cadenza almeno settimanale, quando non giornalmente, e di imputare le spese e le entrate al giusto periodo di calcolo (o “periodo di competenza”).
Un’altra nota operativa da tenere a mente: le fatture che comprendono più beni o servizi vanno scomposte per i singoli reparti cui essi sono destinati, in modo da non alterare lo scalare. In alternativa, è d’aiuto richiedere ai fornitori più fatture.
Da ultimo, non dimenticate di redigere un foglio di calcolo riepilogativo del totale, utile anche per controllare quello settoriale.
A seguire, un foglio di riepilogo dei vari centri di ricavo e di costo. Ciascun centro di ricavo e di costo avrà un suo specifico foglio con il dettaglio tra le varie voci:
Il MOL come bussola: alcuni esempi delle indicazioni che l’imprenditore può trarne
Il Margine Operativo Lordo esprime la redditività di un’azienda analizzandone la gestione, senza quindi mettere in conto imposte, ammortamenti e altre voci di spesa. Esso è dunque il parametro per stabilire quanto siano oculate le scelte dell’amministratore.
Controllandolo mensilmente sarà possibile, ad esempio, valutare una gestione ottimizzata del personale, costo notoriamente elevato, senza intaccare lo standard qualità della struttura ricettiva. Ancora, sarà possibile controllare quali canali permettono di raccogliere più prenotazioni per le stanze e in quali periodi è possibile alzarne i prezzi senza rischiare una diminuzione della domanda. Si potrà ottimizzare il lavoro di pulizia negli orari in cui la struttura è più calma, calendarizzare operazioni straordinarie quando è più vuota e ordinare i servizi di lavanderia in modo commisurato alla richiesta effettiva degli ospiti.
Allo stesso modo, si potrà calcolare la fornitura di bevande e cibo per evitare sprechi ed eccedenze, controllare gli orari di preparazione dei pasti in modo che siano sempre caldi al momento giusto, e valutare la creazione di menù stagionali per risparmiare sugli approvvigionamenti.
Inoltre, sarà utile controllare la domanda del bar: a poco serve investire in costosi alcolici, se l’aperitivo è poco frequentato e la domanda riguarda soprattutto la caffetteria, così come avrà poco senso investire nell’assunzione di un barman con esperienza quando tutto ciò che occorre è qualcuno che sappia fare un semplice cappuccino.
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