Costi Fissi e Costi Variabili in Hotel

Costi Fissi Hotel + Costi Variabili Hotel

Costi fissi e variabili in hotel

I costi fissi in hotel o in una qualunque altra struttura extra alberghiera costituiscono la parte più rilevante delle spese cui è soggetta una struttura ricettiva. Tra questi vanno inclusi il costo del lavoro (la retribuzione che spetta alla forza lavoro), le spese di manutenzione ordinaria, le assicurazioni, la parte fissa del costo delle utenze, il marketing e tanto altro ancora. I costi variabili, invece, sono legati alle spese sostenute dalla struttura ricettiva in caso di vendita di una unita sia essa camera, appartamento, bungalow, ecc. Tra questi, vanno annoverati i costi relativi ai servizi messi a disposizione della clientela per il soggiorno prenotato.

Costi fissi hotel

I costi fissi sono quelli che prescindono dal tasso di occupazione delle camere. Una presenza maggiore o minore di ospiti non cambia in nessun modo l’ammontare di queste spese, che vanno sostenute sempre. In questa categoria rientrano ad esempio:

• I costi per il personale (stipendi, TFR, oneri sociali, etc.);
• I costi per il godimento dei beni terzi (canoni di locazione, etc.);
• Manutenzione ordinaria;
• Riparazioni;
• Premi assicurativi;
• Quota fissa delle utenze;
• Costi di pubblicità online (sito web, campagne Google ADS, campagne Social ADS, presenza all’interno di siti referral);
• Costi di pubblicità offline (cartellonistica stradale);
• Costi della gestione e della manutenzione della piscina;
• Costi del servizio animazione (per Villaggi Turistici e Resort);
• Costi di giardinaggio;

Calcolo della quota costi fissi

La quota dei costi fissi si calcola sommando le voci di costo sopra elencate e dividendo il totale per il numero delle unità e per i giorni di apertura della struttura.
La quota che ne consegue mi fornirà una serie di informazioni molto utili a migliorare la mia strategia di vendita.

In primo luogo mi fornirà la consapevolezza delle singole voci di costo fisso e della quota totale di costo fisso per unità. Quest’ultima equivale al costo generato da ogni singola unità (camera, appartamento o altro) che risulterà invenduta ogni giorno. Per questo motivo uno degli obiettivi della strategia di vendita sarà quello di ridurre l’invenduto. Minor unità invendute ogni giorno contribuiscono ad abbattere la quota dei costi fissi.

Uno degli indici che permettono di vedere nell’immediato un miglioramento di questo è il RevPAR (Revenue per Available Room) ovvero il fatturato generato per camera disponibile.

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Costi variabili hotel

I costi variabili sono quelli connessi al volume di vendita, ovvero generati dalla presenza di clienti. All’interno di questa categoria rientrano:

• Le commissioni di vendita (commissioni riconosciute agli operatori o alle agenzie per l’intermediazione);
• Le commissioni POS (applicate per la transazione del pagamento con carta o bancomat);
• Le utenze, quota consumo: acqua, energia elettrica, telefono, etc. dell’unita affittata;
• I costi di lavanderia e biancheria;
• I costi di pulizia se il servizio è appartato a ditte esterne.
• Costo della prima colazione (Food Cost);

Costi variabili strutture extra alberghiere

Le voci di costo variabile sono le stesse anche per strutture extra alberghiere. Credo pero sia doveroso fare una distinzione perché una struttura extra alberghiera,  Resort, Villaggio, RTA, Residence, BB, Agriturismo o Affitta Camere può avere delle voci diverse e maggiore difficoltà nel contenere queste voci di costo.

Una delle voci che può impattare maggiormente sul costo variabile per una struttura extra alberghiera è sicuramente il costo della pulizia quando quest’ultimo viene appaltato ad una ditta esterna. Questo perché alcune strutture che fanno parte di questa categoria si avvalgono di contratti in outsourcing per la pulizia.

Ci possono essere strutture come ad esempio agriturismi con appartamenti di tanti metri quadri il cui costo di pulizia risulterà per forza ‘alto’.

Un altro problema che possono riscontrare le strutture extra alberghiere è la posizione, ad esempio la lontananza da fornitori per la parte lavanderia. Questo fa sì che il costo delle singole biancherie sia più alto e difficilmente negoziabile.

Per questo motivo una soluzione di vendita, potrebbe essere quella di avere più listini legati ad un minimum stay. Oltre al listino BAR (Best Available Rate), conseguente al calcolo dei costi per soggiorni di una notte, può essere utili e conveniente avere altri listini ‘derivati’ per soggiorni di due, tre, quattro o più notti.

Questo perche i costi di pulizia che rischiano di gravare pesantemente nei soggiorni di una notte, hanno un’incidenza minore nei soggiorni di due o più notti e questo permette di poter lavorare con tariffe più competitive.
In questo caso suggerisco di utilizzare tariffe derivate con sconti fissi.
Esempio:

1 Notte = Tariffa BAR

2 Notti = Tariffa BAR -10%

3 Notti =  Tariffa BAR -15%

4 o + Notti = Tariffa BAR – 20%

L’importante è che tutto sia sempre frutto del risultato di calcoli e non di sensazioni.

L’importanza dei costi variabili in una strategia revenue

I costi variabili sono quelli più importanti per la definizione della strategia di vendita e per la definizione della tariffa di partenza.

Ricordiamoci che si parla sempre di tariffa di partenza il che non vuol dire vendere sempre a quel prezzo.

Per questo motivo è importante cercare di essere quanto più competitivi possibile e ogni riduzione che potrò fare (sulle voci di costo variabile) mi permetterà di avere due vantaggi:

• avere più marginalità di copertura della quota costi fissi già dalla tariffa di partenza;
• avere più marginalità per partire con una tariffa di partenza più competitiva (Se necessario);

Best Practice per la definizione dei costi variabili

Per la definizione dei costi variabili consiglio di utilizzare Excel e di riportare in verticale le varie voci di costo raggruppate per macro aree (biancheria letto, biancheria bagno, pulizia, amenities, ecc.). Accanto a queste voci riportare le varie tipologie di alloggio divise non per nome ma per tipologia e di conseguenza per occupazione massima.

Se ho 3 tipologie di bilocali identici nelle dimensioni, ciascuno con una occupazione massima di 4 persone, ma differenziati dalla vista (standard, vista mare e vista piscina), non andrò a differenziarli nel calcolo dei costi perché tutte e tre avranno uguali capienza, occupazione e incidenza dei costi, di conseguenza nel file scriverò bilocale 4 pax.

Questo non vuol dire che dovranno avere la stessa tariffa di vendita, avendo dei plus dati dalla vista.

Invece se ho monolocale, bilocale e trilocale oppure camera doppia, camera tripla e camera quadrupla andrò a dividerli.

Ogni unita per ogni voce di costo dovrà riportare il costo cadauna, la quantità generata dalla massima occupazione e il costo totale.

Ogni tipologia dovrà riportare il totale, dato che il mio obiettivo è sapere il costo massimo per massima occupazione.

Suggerisco di aggiungere i costi di commissione di agenzia e i costi di commissione pos alla fine, sommandoli al totale generato dalle altre voci di costo variabile. Questo perché il mio obiettivo è simulare e capire il costo massimo come se una prenotazione di una notte venisse fatta con intermediazione di agenzia e con pagamento pos.

A questo punto avrò la mia quota di costo variabile, che insieme all’analisi dello storico mi permetterà di definire una strategia di vendita e la tariffa di partenza di ogni tipologia.

La tariffa di partenza dovrebbe sempre partire da un valore in grado di coprire i costi variabili.

Esempio di griglia per analisi dei costi variabili

Nota Importante

Normalmente, costi e qualità vanno a braccetto, ma un buon manager deve saper individuare le aree in cui ottimizzare i costi per un corretto controllo di gestione, senza rinunciare alla qualità.

La gestione di un’attività ricettiva

Il settore alberghiero ed extra alberghiero prevede una gestione rigida, legata soprattutto alla stagionalità e al luogo geografico in cui è situata la struttura, ma anche alla deperibilità dei servizi e alle dimensioni della struttura stessa. Uno degli aspetti piu importanti, oltre all’analisi dei costi, è dotarci di una metodologia di lavoro che ci possa permettere di avere la bussola dello stato di salute della nostra struttura. E’ qui che una corretta attività di controllo di gestione puo aiutare la proprietà e chi si occupa della strategia revenue a migliorare le performance.

La gestione dei ricavi

Il Revenue Management, ovvero la gestione dei ricavi.

Per capire bene cos’è il Revenue Management, è necessario partire da ciò che non è: non vuol dire modificare le tariffe in base a quelle dei competitors, non è applicare una politica di ribasso dei prezzi, non è chiudere e riaprire un portale in relazione alle esigenze del momento senza strategie a lungo termine.

L’obiettivo del Revenue Management è sfruttare le caratteristiche della struttura e del territorio in cui si trova, per massimizzare l’occupazione (riducendo l’invenduto) e ottimizzando le tariffe (in termini di qualità della tariffa stessa) per aumentare i ricavi durante tutta la stagione sia nei periodi di alta pressione di domanda, che nei periodi di bassa pressione di domanda.

Per ottimizzare i guadagni è necessario analizzare lo storico degli anni precedenti, identificare le aree di miglioramento, avere ben chiari gli eventi e le festività nella stagione che andremo ad affrontare, avere uno sguardo  sui competitors e definire un piano marketing efficace.

A tal proposito, è fondamentale individuare il target per i vari segmenti, nonché capire quali sono le esigenze e le abitudini del cliente tipo (definire una strategia di inbound marketing), in modo da creare campagne mirate, sapendo anche come e quando posizionarle durante l’anno.

Tutto questo lavoro è finalizzato al raggiungimento di tre obiettivi: l’ottimizzazione dell’occupazione, la riduzione dei costi e la massimizzazione del profitto.