Tariffa di Partenza o Bottom Rate

Questo termine tariffa di partenza è ormai divenuto comune per gli addetti ai lavori in hotel o altre strutture ricettive extra alberghiere come agriturismi, resort, villaggi, campeggi, residence e b&b che si approcciano al revenue management.

Approfondiamo questo termine non solo dal punto di vista teorico ma anche pratico per poterlo applicare da subito nella propria strategia di vendita e di commercializzazione.

Cosa è la tariffa di partenza?

La tariffa di partenza chiamata anche bottom rate è la tariffa “piu bassa”, anche se più bassa è un termine usato in maniera impropria, con la quale andiamo a iniziare a commercializzare la struttura ricettiva alberghiera o extra alberghiera quello specifico giorno, per quella tipologia di alloggio, per quel piano tariffario. La tariffa di partenza viene assegnata ad ogni tipologia di alloggio (camera, appartamento o altro) che abbiamo in vendita, può essere diversa ogni giorno e sarà legata ad un piano tariffario con una specifica policy di cancellazione. Esempio: possiamo dire che la tariffa di partenza del piano flessibile quel giorno è di 64€ mentre la tariffa di partenza del piano con acconto è di 54€.

Come si determina la tariffa di partenza?

La tariffa di partenza si determina tenendo conto di alcuni dati ricavabili dal PMS:

• Dati storici occupazionali
• Analisi dei costi variabili
• Festività in corrispondenza dei dati storici estratti e della stagione per la quale andremo a definire la tariffa di partenza
• Eventi in corrispondenza dei dati storici estratti e della stagione per la quale andremo a definire la tariffa di partenza.
• Stock
• Eventuali prenotazioni gia inserite di individuali o gruppi

Vediamo nel dettaglio questi dati:

Dati storici occupazionali

Vuol dire ricavare in modo analitico (diviso per singolo giorno) i dati relativi agli indici occupazionali, di fatturato in room only (al netto della prima colazione) e altri indici di performance. Per indici occupazionali si intendono le room nights e le presenze, per fatturato si intende la quota solo pernottamento al netto dello scorporo della prima colazione e di altre quote food and beverage. Per indici di performance si intende l’ADR (average daily rate) la tariffa media di vendita e il RevPAR il revenue per ciascuna unità venduta. Queste informazioni sarebbe utile averle divise per segmento di mercato e per canale di acquisizione, ad esempio: diretti, ota, tour operator, agenzia di viaggio, corporate, gruppi.

Queste informazioni ci permettono di prendere consapevolezza di dove posso/devo lavorare per ridurre l’invenduto andando a migliorare l’occupazione e di dove posso/devo lavorare per migliorare la qualità della tariffa di vendita. Ovviamente uno non esclude l’altro ma se dobbiamo dare un ordine di priorità prima viene massimizzare l’occupazione e poi migliorare la qualità della tariffa di vendita.

Qui sorge la domanda: dove devo migliorare l’occupazione e quindi ridurre il mio invenduto da quale tariffa posso iniziare  vendere? Qui entra in ballo l’analisi dei costi variabili.

Analisi dei costi variabili

Perche si parla di costi variabili e non di costi fissi o di costi variabili + costi fissi. Ci sono varie correnti di pensiero e io non ho certo la presunzione di imporre la mia. Dico che, se ci ragionate bene, vi renderete conto di questo: i costi fissi li avete a prescindere che i vostri alloggi siano occupati o vuoti. L’assicurazione la pagate lo stesso, l’affitto se lo avete lo pagate lo stesso, gli stipendi del personale assunto lo pagate lo stesso, questi sono solo alcuni esempi. Mentre il costo dell’alloggio venduto lo sosterrete solo per l’appunto se venduto. Quindi sarà importante effettuare un’analisi precisa che vi permetta di capire i costi variabili di ciascuna tipologia di alloggio per prendere consapevolezza della tariffa al di sotto della quale vendere non è profittevole. Quando si effettua questa analisi è importante tenere conto di alcune variabili che ad esempio riguardano le strutture extra alberghiere ovvero l’incidenza dei costi di pulizia se effettuati da ditta esterna (ovvero non da personale assunto). Mi spiego meglio; in una struttura extra alberghiera dove le pulizie vengono effettuate all’arrivo potrebbe avere senso valutare una scontistica parametrizzata al soggiorno minimo. Se la pulizia di un appartamento è di 30€ per soggiorni di 1 notte, per soggiorni di minimo 3 notti il costo diventa 10€ notte. Questo spunto è molto importante perche ancora oggi sento, parlando con gli addetti ai lavori frasi tipo: “io non posso vendere per 1 notte non conviene”. Una corretta analisi dei costi vi farà prendere consapevolezza che magari per una notte il vostro prezzo è alto ma essere alto non vuol dire che non possa essere messo online, essere online vuol dire essere visibili.

Condivido che i competitors non devono essere un giogo, però se ti accorgi che nella tua zona la camera doppia parte da 64€, anche se un’analisi dei costi variabili vi dice che potete vendere a partire da 44 €  puo avere poco senso partire a vendere da quella cifra perché comunque ci sono 20€ di differenza, mentre potrebbe avere senso partire da 59€ o 54€.

A questo punto ho l’analisi dei dati storici e l’analisi dei costi. Bene, potrebbe essermi utile sapere se specifiche performance storiche sono frutto di eventi o specifiche festività.

Analisi delle Festività

Faccio un esempio, quest’anno 2021 la Pentecoste inizia dopo il 20 Maggio, nel 2019 era metà Giugno. Se voglio inserire una tariffa di partenza per la Pentecoste oculata non posso prendere in considerazione le performance degli stessi giorni degli anni precedenti ma dovrò sapere quella festività in che giorni cadeva e di conseguenza valutare i dati di quei giorni.

Analisi degli Eventi

Come per le festività se ci sono fiere, o specifici eventi che mi hanno fatto alzare l’occupazione o vendere a specifiche tariffe dovrò tenerne conto sia in fase di valutazione dei dati storici che di assegnazione della tariffa di partenza.

Stock

Lo stock spesso non viene bene calcolato ma è bene sapere i dati storici su quale stock si basano e su quale stock vado a commercializzare la struttura quello specifico giorno dell’anno.

Ad esempio ci sono strutture leisure che hanno dei soci che decidono se usare gli alloggi o se lasciarli alla gestione della struttura. Questo può cambiare in modo importante le unità da vendere quello specifico giorno e di conseguenza merita una valutazione per la definizione della tariffa di partenza.

Eventuali prenotazioni gia inserite

Puo succedere durante la stagione o a fine stagione di ricevere prenotazioni di individuali o di gruppi per l’anno successivo è importante inserire queste informazioni in modo preciso popolando tutti i dati per poter sapere quelle room nights a che tariffa sono state vendute e di conseguenza fare una riflessione prima della definizione della tariffa di partenza.

Il CostPAR che ruolo ha?

ci sono correnti di pensiero che definiscono questa KPI di fondamentale importanza per la determinazione della tariffa di partenza (bottom rate). Dal mio punto di vista il CosPAR è un indicatore di performance da stimare in fase previsionale ma da valutare con i dati a consuntivo ad esempio di un mese.

Questo per tre motivi:

• Trovo difficile basare una tariffa di partenza su dei costi fissi e soprattutto variabili stimati parametrizzati su delle room nights a sua volta stimate.
• Come ho scritto prima i costi fissi si hanno a prescindere, pertanto ha poco senso stimare una tariffa di vendita appesantendola di un valore “forzato”
• E’ molto piu concreto basare la tariffa di partenza misurando i costi variabili per ciascuna unità a massima occupazione aggiungendoci un valore di x€ di marginalità che mi permetterà di abbattere parte dei costi fissi.

Se utilizzerete una sorta di contro economico o foglio di calcolo con costi fissi, costi variabili e ricavi potrete ricavare l’indice CostPAR e confrontarlo con l’indice RevPAR per prendere consapevolezza delle performance del periodo analizzato.

Se invece reputate piu giusto ricavare il CostPAR per la definizione della vostra bottom rate questa è la formula accademica:

[(costi variabili + costi fissi) / numero alloggi disponibili] / numero dei giorni di apertura

Che ruolo hanno i costi fissi?

I costi fissi come detto sono costi non direttamente collegati all’occupazione degli alloggi. La domanda sorge spontanea: se questi costi non devono essere tenuti di conto per la definizione della tariffa di partenza, come faccio ad abbatterli? Semplice con la vendita degli alloggi. Se voi estrapolate il totale dei costi fissi, li dividete per il numero di alloggi e per i giorni di apertura ricaverete un valore che equivale al costo che sostenete ogni giorno per ogni alloggio non venduto.

Il numero di alloggi che avete da vendere/affittare ogni giorno è il driver insieme al prezzo di vendita che vi permetterà di coprire tutti i costi fissi e di generare profitto.

Tornando a noi, se sapete che quel giorno, quei giorni, quel periodo non riuscite a fare il 100% di occupazione vendendo anche ad un ADR importante dovete porvi l’obiettivo di massimizzare l’occupazione vendendo anche ad un ADR piu bassa. Questo farà si che l’indice RevPAR sarà più alto, ovvero i ricavi per camera disponibile saranno maggiori, il che significa un abbattimento maggiore dei costi fissi.