Preventivatore CRO per Hotel e Strutture Ricettive

Quando parlo oggi con un albergatore o un collega e mi si chiede cosa oggi fa la differenza in una struttura oppure cosa oggi è veramente fondamentale rispondo “avere un preventivatore”, fra le tante altre cose… (resta inteso 😁)

Quando mi risponde “perché?” mi limito ad elencare alcuni limiti che oggi ha una struttura che non utilizza un CRO (Central Reservation Office)

10 limiti di chi non utilizza un preventivatore CRO

• I preventivi vengono inviati con programmi di posta tradizionali che richiedo tempo per essere scritti.
• I preventivi che vengono inviati con programmi di posta tradizionali sono pesanti sia perché si portano dietro allegati pdf che hanno una serie di informazioni che sembrano “il trattato di Gibilterra”.
• I preventivi vengono inviati a “fondo perduto”. In rarissimi casi i preventivi inviati sono seguiti da recall e anche quando vengono fatti, questi avvengono in maniera manuale (che richiede altro tempo)
• Se è difficile fare manualmente un solo recall, figuriamoci farne due.
• I preventivi non hanno un layout accattivante finalizzato alla vendita o addirittura al cross selling
• È quasi impossibile tenere conto delle performance ovvero sapere il tasso di conversione dei preventivi che ho inviato, oppure sapere quanti preventivi devo inviare per ottenere una prenotazione.
• Non riesco a monitorare le performance del mio ufficio booking, non so chi all’interno del mio team performa maggiormente e chi poco.
• Se lavoro con tariffe dinamiche faccio fatica a far digerire al cliente che quel prezzo è veramente bloccato per x tempo.
• Per non parlare dell’attività di invio mail di prima dell’arrivo o dopo il soggiorno, attività oggi fondamentale non solo per fornire informazioni sul soggiorno ma anche per fare cross selling prima dell’arrivo e per poter stimolare l’invio di recensioni seguito la partenza.
• Se seguito l’invio di un preventivo con programma di posta tradizionale il cliente vuole confermare la prenotazione, devo eseguire un’altra operazione manuale.

Se avete letto attentamente questi 10 punti, vi sarete resi conto che un preventivatore oggi può veramente permettere ad un hotel, un residence, un agriturismo o un villaggio turistico di avere un valore aggiunto in grado di dare un grosso supporto alle vendite, alla gestione delle risorse umane, alla gestione del tempo e quindi dei risultati.

Il Preventivatore a supporto della lead generation

La lead generation ha lo scopo di generare richieste di preventivo attraverso il sito della struttura. Ci sono varie correnti di pensiero che sostengono che sia importante mettere in primo piano il booking engine. Per la mia esperienza (numeri alla mano) un modello lead generation ben studiato che permette all’utente sia di prenotare online ma anche di richiedere un preventivo, fa si che quella struttura veda aumentare le richieste in modo importante, dove per modo importante vuol dire tante richieste in più rispetto a prima (leggi l’articolo Contact Form vs Booking Engine).

In questo caso è fondamentale avere uno strumento che mi permetta non sono di evadere le richieste di preventivo in modo veloce, ma anche di curare la qualità del preventivo stesso e che inneschi automaticamente recall o follow up in base a quello che il cliente deciderà di fare con il mio preventivo.

Il Preventivatore a supporto del Revenue Management

All’interno di una strategia revenue efficace dove l’obiettivo è aumentare i ricavi, è importante aumentare le conversioni, soprattutto quando siamo consapevoli di poter fornire ad ogni target di clientela, in ogni specifica finestra di prenotazione il miglior prezzo ovvero il prezzo giusto per far divenire quella richiesta una prenotazione.

Avere a disposizione gli indici di conversione del preventivatore durante l’anno, fornisce informazioni importanti anche a chi cura la strategia revenue management: fornisce info sui piani tariffari più prenotati. Ad esempio se la mia strategia prevede un piano flessibile e un piano semi flessibile o addirittura non rimborsabile, mi farà vedere nel tempo cosa preferiscono gli utenti e in base a questo potrò ottimizzare la strategia o apportare delle modifiche.

Cosi come la peculiarità più importante del digitale è la misurabilità, anche per le vendite di una struttura ricettiva alberghiera o extra-alberghiera è importante misurare le proprie vendite.

Cosa mi permette di fare un Preventivatore

Ricapitolando un preventivatore permette di:

• Creare preventivi graficamente accattivanti a supporto della conversione;
• Ridurre problemi di delivery ovvero che i preventivi vengano bloccati dai filtri spam del programma di posta del cliente;
• Far si che il cliente possa prenotare direttamente dal preventivo, previa disponibilità della camera o dell’appartamento;
• Poter bloccare il prezzo per un tempo preciso a prescindere dal cambio di prezzo fatto dal Revenue manager;
• Poter pianificare una serie di email automatiche prima dell’arrivo per vendere servizi accessori oltre che per fornire informazioni sulla struttura;
• Poter pianificare recall legati da regole specifiche per sollecitare il cliente a prenotare o a fornirmi un feedback sulla proposta;
• Poter pianificare email alla partenza per invogliare il cliente a lasciarmi una recensione;
• Poter sapere, chi all’interno dell’ufficio booking è più performante nelle conversioni;
• Poter sapere in ogni momento dell’anno come sta convertendo la mia struttura;
• Avere uno strumento che mi permetta di gestire i preventivi con velocità e allo stesso tempo qualità;

Se ancora non hai valutato di integrare un preventivatore o CRO nella tua struttura ricettiva come strumento di vendita, vedrai che sarà tutta un’altra cosa! Il preventivatore facendo un confronto è un po’ come l’asciugatrice per la famiglia o la lavastoviglie … ti cambia la vita 😉