l’importanza di fare un budget

Un grande matematico disse, un giorno, ai suoi allievi che faticavano a seguire le sue lezioni:

“se non riuscite a fare un calcolo, immaginate che si tratti di soldi che qualcuno vi deve o che voi dovete a qualcuno; diventerà tutto più semplice, perché con i soldi diventano tutti precisi”.

Niente di più condivisibile: quando si tratta di soldi è fondamentale la precisione. Che si tratti di entrate o uscite, il monitoraggio è una fase fondamentale dell’amministrazione di una azienda dell’hospitality industry: hotel, affittacamere, villaggio turistico, agriturismo, bed and breakfast, albergo, resort, a prescindere dalla loro grandezza, hanno bisogno di organizzare un budget.

Da questo primo passo deriva poi una gestione organizzata dei costi fissi e costi variabili, dei ricavi, delle spese straordinarie. Inoltre, lo step successivo consiste nel partire dal dato del bilancio economico per operare scelte strategiche sostenibili finalizzate alla crescita dell’attività o, nel peggiore dei casi e cioè in periodi difficili, al mantenimento degli standard storici.

Che cosa è un budget e in cosa consiste?

Nel gergo quotidiano si intende per budget, volgarmente, la somma di denaro e le sostanze messe a disposizione per la realizzazione di un determinato scopo o progetto. In parole molto povere, dunque, quello che è stato messo, è disponibile o verrà versato “in cassa”.

Da un punto di vista tecnico, invece, la definizione che se ne dà in economia aziendale è un po’ diversa:

si intende con il termine budget lo strumento con il quale è possibile operare una previsione in ordine all’andamento economico e finanziario di una determinata attività, e che la stessa utilizza come indice di orientamento per la decision making operativa nel corso di tutta la vita dell’azienda.

In altre parole, si tratta quindi di un indice che gli amministratori della società in questione devono utilizzare, fino a che esisterà questa impresa, per prendere decisioni inerenti alla sua gestione.

La sostanza, è vero, non cambia molto, ma dal punto di vista tecnico vi è una netta differenza: non si tratta banalmente dei soldi che il titolare ha a disposizione per la gestione della sua attività; si tratta invece di utilizzare quel dato come parametro per le scelte di gestione e amministrazione di quella determinata impresa.

Per questo motivo, dunque, una corretta organizzazione del budget ha numerosi risvolti amministrativi e gestionali e deve di conseguenza essere operata con molta attenzione e secondo criteri di efficienza ed utilità.

Fare un budget nella pratica: in cosa consiste?

Abbiamo appena appurato, nel paragrafo precedente, che organizzare un budget non significa banalmente spostare del denaro sul conto della propria azienda con l’idea di utilizzarlo per essa. Certo, materialmente è questo ciò che accade, ma come quantificare l’ammontare della somma da trasferirvi? Come imputarne le diverse percentuali ai diversi settori che compongono la propria attività? Di questo infatti si tratta, quando si parla di organizzazione del budget, in quanto queste scelte devono essere dettate da precise politiche aziendali determinate a loro volta dallo studio del conto economico della società.

Nell’ambito delle strutture ricettive alberghiere ed extra alberghiere le voci imprescindibili nella redazione di un business plan sono, essenzialmente, tre: il budget ricavi, il budget costi e il budget finanziario. Sia bene inteso, ovviamente, che questa indicazione non preclude affatto la possibilità per un organizzatore più meticoloso di aggiungere più voci per un miglior monitoraggio dei movimenti finanziari e un più preciso settaggio delle operazioni.

Non solo budget

Prima di analizzare le diverse tipologie di budget sopra menzionate, risulta utile sottolineare, ai fini della completezza di questa dissertazione, una nota in particolare. Non solo il budget è un indice da tenere sotto controllo: come vedrete frequentando lo studio del vostro commercialista di fiducia, vi sono altri documenti che un imprenditore deve sempre tenere sotto controllo.

Si tratta dello stato patrimoniale e del conto economico. Quest’ultimo, insieme al budget, rappresenta una vera e propria bussola per le scelte di policy aziendale operate dagli imprenditori. Lo stato dei conti, infatti, necessita di monitoraggio e organizzazione costante ed è uno dei parametri di maggiore importanza nella determinazione non solo di grandi interventi (ad esempio, la creazione di un nuovo servizio o di un ampliamento della struttura), ma anche di questioni di ordinaria amministrazione (come ad esempio la determinazione del prezzo delle camere o dei drink).

Unire i due fogli di calcolo, o almeno compararli e utilizzarli contemporaneamente e tenendoli entrambi a portata di mano, semplificherà molto le operazioni di gestione. Inoltre, nell’ottica di una gestione orientata al futuro, sarà utile comparare i dati dei periodi passati e anche stabilire un budget futuro.

I diversi tipi di budget

Dicevamo dunque che le sezioni fondamentali nel proprio foglio di lavoro dedicato al budget aziendale sono il budget ricavi, il budget costi e il budget finanziario. Vediamo brevemente di cosa si tratta.

Budget ricavi

Il budget dei ricavi consiste nella quantificazione del valore, indicato mediante un determinato prezzo unitario, delle quantità di volumi di vendita. In altre parole, esprime la combinazione fra prezzo e quantità di vendita.

ACCOMODATION

Il valore economico che sarà determinato per la parte room only dal prezzo medio di vendita (ADR = average daily rate) a cui mi prefiggo di vendere e il numero delle room nights che prevedo di occupare. Quando facciamo questa attività per una struttura gia operativa (con uno storico e non nuova) è consigliabile lavorare ad esempio per la parte accomodation sull’incremento o la diminuzione percentuale delle room nights e dell’ADR mettendo a questi valori anche delle note per ricordarsi il perchè.

Consiglio sempre di lavorare sui singoli giorni e di conseguenza mappare dei totali mensili. Faccio un esempio banale: se la mia strututra storicamente la domenica fa il 60% di occupazione a 105€ di tariffa media, premesso che dovro andare a vedere come sono composti questi dati (canali di acquisizione, tariffe, mercati, ecc) dovro pormi l’obiettivo di ridurre l’invenduto sacrificando qualche Euro di tariffa media che pero mi fara migliorare l’Indice RevPAR (ricavo medio per camera disponibile). Lavorando sui singoli giorni avro un valore medio mensile. Al contrario se penso di mettere un valore mensile a corpo avrò molte più probabilità di fallire perche il dato rischia di essere non più conseguenza di una analisi storica e strategica.

RISTORANTE e BAR

Per la parte ristorante potro fare una proiezione dei clienti prenotanti in Mezza Pensione basandomi sull’incremento o meno dell’occupazione. Per la parte “esterni” sempre che il ristorante sia aperto agli esterni sara importante fare una previsione ragionata in base all’attività di marketing su cui investirò, novità, menù.

Il Bar come il ristorante avrà un proprio budget con degli obiettivi in base ad eventuali modifiche del servizio, variazioni degli orari, variazione dell’occupazione che avrà la struttura.

ALTRI RICAVI

Altri ricavi come ad esempio la SPA, oppure ricavi generati da matrimoni o eventi dovranno essere ben analizzata analiticamente nel dettaglio per avere poi restituiti dati aggregati mensili. Se la vostra struttura è una wedding location e prevedere di investire in questo business ricordatevi di dividere i ricavi che prevedete di generare dal segmento wedding fra ristorante, bar, camere, affitto location, altri se ci sono.

Budget costi

Il budget costi è fondamentale per avere una visione realistica dei ricavi: da essi vanno infatti sottratte le spese sostenute per la gestione dell’attività. Esse si dividono in costi fissi e costi variabili, cioè costi che devono essere sostenuti a prescindere dall’andamento dell’attività (ad esempio: polizza assicurativa, stipendi personale fisso, manutenzione), e costi che sono invece determinati dall’andamento dell’attività (ad esempio: più cocktail saranno venduti dal bar, più bottiglie di alcolici sarà necessario comprare per sostituire quelle finite).

Nel budget costi come per il budget ricavi sara importante predisporre un budget per ciascun centro di ricavo e di conseguenza di costo.

Fra i costi fissi un costo che sarà importante determinare o prevedere è il costo per il marketing.

Budget finanziario

Il budget finanziario infine è un dato di primissimo piano: rappresenta la capacità di una azienda di finanziare il suo programma imprenditoriale. Da esso si ricava in che misura il denaro per realizzare tale programma potrà essere prodotto dalla stessa impresa e, invece, in quale misura dovrà provenire da fonti esterne come finanziatori, azionisti eccetera.

A seguire alcuni punti da considerare per la redazione di un budget finanziario.

• Posizione delle banche alla fine dell’anno o alla fine di un periodo.
• Risultato e disponibilità. Se fosse attivo è importante sapere se lo è grazie al risultato positivo dell’anno precedente oppure se lo è perché attingo da una disponibilità creata da un finanziamento o da un fido.
• Si effettua una previsione mensile.
• Rispettare gli accordi con la banca nel non superare i limiti di fido per non pagare tassi di interesse troppo alti.